Im Rahmen der Nutzung dieser Anwendung werden folgende personenbezogene Daten erhoben und gespeichert:
| Datenkategorie | Konkrete Daten | Zweck |
|---|---|---|
| Stammdaten | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse | Identifikation, Login, Benachrichtigungen |
| Zugangsdaten | Passwort (ausschließlich als Hash gespeichert, nicht im Klartext) | Authentifizierung |
| Beschäftigungsdaten | Beschäftigungsgrad (%), Stellenanteil, Start- und ggf. Enddatum der Beschäftigung | Gerechte Dienstverteilung |
| Einsatzdaten | Zugeordnete Station / Gruppe | Gruppenbasierte Dienstplanung |
| Abwesenheiten | Pausen der Beschäftigung (z.B. Elternzeit, Freistellungen) | Korrekte Berücksichtigung bei der Planung |
| Planungsdaten | Eingeteilte Dienste, Wünsche, Einschränkungen, Wochenend- und Feiertagsdienste | Erstellung des Dienstplans |
| Historische Daten | Archivierte Quartalspläne, Belastungsscores (rollierend bis max. 24 Monate vor automatischer Bereinigung) | Langfristig gerechte Dienstverteilung |
| Tauschbörsendaten | Angebotene Dienste (Datum, Sichtbarkeit, Optionen), Tauschvorgänge (beteiligte Personen, Tauschdaten, Initiator, Vollzugszeitpunkt) | Freiwillige Diensttauschvermittlung zwischen Mitarbeitenden |
| Push-Abonnements | Browser-Endpunkt-URL, Verschlüsselungsschlüssel (p256dh, auth) des jeweiligen Geräts | Zustellung von Push-Benachrichtigungen (opt-in) |
| Datenschutzeinstellungen | Teilnahme an der Tauschbörse (ja/nein), Sichtbarkeit eigener Diensteinschränkungen für andere Nutzende (ja/nein), E-Mail- und Push-Benachrichtigungen (ja/nein) | Umsetzung individueller Datenschutzpräferenzen |
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis von:
Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt. Die Daten werden ausschließlich für die Erstellung des Dienstplans innerhalb des definierten Nutzerkreises verwendet.
Die Anwendung und Datenbank sind auf einem Shared-Hosting-Server von STRATO AG (Deutschland) gehostet. STRATO verarbeitet dabei technisch notwendige Server- und Verbindungsdaten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Tauschbörse ermöglicht es Nutzenden, Dienste freiwillig anzubieten, zu tauschen oder zu übernehmen. Dabei werden in begrenztem Umfang personenbezogene Daten innerhalb des Nutzerkreises sichtbar:
Bietet eine Person einen Dienst öffentlich an, sehen alle aktiv teilnehmenden Nutzenden den Namen der anbietenden Person sowie das Datum des betroffenen Dienstes. Je nach Auswahl der anbietenden Person ist der Dienst zur Übernahme ohne Gegenleistung, zum Tausch gegen einen eigenen Dienst oder für beide Optionen freigegeben.
Nutzende können einer bestimmten Kollegin oder einem bestimmten Kollegen auch direkt einen konkreten Tausch vorschlagen, ohne zuvor ein öffentliches Angebot zu erstellen. Die ausgewählte Person sieht dabei den Namen der vorschlagenden Person sowie die konkret betroffenen Diensttage; der Tausch wird erst nach ausdrücklicher Zustimmung wirksam.
Bei einem Ringtausch schlägt eine Person zwei weiteren Personen einen im Kreis rotierenden Diensttausch vor. Hierbei sehen alle drei Beteiligten die Namen der jeweils anderen beiden Personen sowie sämtliche im Ringtausch enthaltenen Diensttage – nicht nur den eigenen Anteil.
Nutzende können in ihren Einstellungen steuern, ob für andere sichtbar ist, ob sie an einem bestimmten Tag eine Einschränkung (Limit) hinterlegt haben. Diese Funktion ist standardmäßig aktiv, kann aber jederzeit in den Einstellungen deaktiviert werden – dann erscheint lediglich der Hinweis „nicht einsehbar". Die tarifliche TV-Kompatibilität ist hiervon ausgenommen und immer sichtbar, da der Dienstplan ohnehin für alle einsehbar ist.
Nach Abschluss eines Tauschs werden Namen aller Beteiligten, die getauschten Daten sowie der Initiator im persönlichen Tauschverlauf jeder beteiligten Person gespeichert und angezeigt.
Nutzende mit der Rolle „Info" (z.B. Sekretariat, Oberärzte) erhalten Einblick in den vollständigen Tauschverlauf aller Mitarbeitenden. Dies dient der dienstplanerischen Transparenz und entspricht dem Informationsinteresse der Leitungsebene.
Die Teilnahme an der Tauschbörse ist freiwillig und kann in den persönlichen Einstellungen jederzeit deaktiviert werden. Wird die Teilnahme deaktiviert, erscheint die Person nicht mehr als mögliche Tauschpartnerin und kann keine neuen Angebote erstellen. Bereits laufende Tauschvorgänge bleiben hiervon unberührt.
Ist für eine Person ein Beschäftigungsende hinterlegt, wird sie als Tauschpartnerin bzw. Tauschpartner für Diensttage nach diesem Zeitpunkt automatisch nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Ereignisse in der Tauschbörse (z.B. neues Angebot, eingegangener Tauschvorschlag, erforderliche Zustimmung, vollzogener Tausch) sowie Erinnerungen an die Wunschabgabe-Deadline und die Freigabe neuer Quartalspläne werden den betroffenen Nutzenden per E-Mail mitgeteilt, sofern sie E-Mail-Benachrichtigungen in ihren Einstellungen nicht deaktiviert haben. Diese E-Mails können den Namen der jeweils anderen beteiligten Person(en) sowie die konkret betroffenen Diensttage enthalten. Der Versand erfolgt über die Mailserver-Infrastruktur von STRATO AG (Deutschland), die auch das Hosting der Anwendung bereitstellt.
Optional bietet die Anwendung zusätzlich Browser-Push-Benachrichtigungen für dieselben Ereignisse an. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und wird nur auf ausdrückliche Anforderung durch die Nutzenden aktiviert (opt-in).
Für den Betrieb von Push-Benachrichtigungen werden folgende technische Daten gespeichert:
Diese Daten werden ausschließlich zur Zustellung der Benachrichtigungen verwendet.
Personenbezogene Daten werden gespeichert, solange eine aktive Nutzung der Anwendung besteht. Scheidet eine Person aus dem Nutzerkreis aus, wird der Zugang deaktiviert (Archivierung).
In Übereinstimmung mit dem Prinzip der Datensparsamkeit verfügt die Anwendung über eine automatisierte, serverseitige Löschroutine. Daten, die für die aktuelle Betriebs- und Gerechtigkeitsauswertung nicht mehr zwingend erforderlich sind, werden regelmäßig bereinigt:
Unabhängig von der automatischen Löschroutine werden personenbezogene Daten auf Anfrage vollständig aus der Datenbank gelöscht. Anfragen bitte per E-Mail an den Verantwortlichen (siehe oben).
Als betroffene Person stehen Ihnen gemäß DSGVO folgende Rechte zu:
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Verantwortliche seinen Wohnsitz hat.
Die Anwendung nutzt eine KI-Schnittstelle (Anthropic Claude API) zur automatisierten Generierung von Dienstplan-Vorschlägen. Dabei werden folgende Daten an die API übermittelt:
Die Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung. Diese Cookies enthalten keine Tracking- oder Werbedaten und werden beim Abmelden bzw. Schließen des Browsers gelöscht.
Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.